Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Laatimispäivämäärä: 1.1.2024
Rekisterinpitäjä:
Paula Halio
Y-tunnus: 2058783-0
Yhteystiedot:

Pao pictures tmi, Veneentekijäntie 14, 00210 Helsinki

paula[ät]paulahalio.com

1. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri, johon tallennetaan yrityksen valokuvaus- ja designpalveluiden asiakkaiden yhteys- ja valokuvien tietoja, sekä suunnittelutöitä.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteiden hoitamiseen, tilausten ja palveluiden tuottamiseen sekä asiakassuhteen ylläpitoon liittyvissä asioissa. Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimuksen täytäntöönpano asiakkaan ja yrityksen välillä sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen hoitamiseen.

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite

• Asiakassuhdetiedot: palveluiden tilaamiseen ja toimittamiseen liittyvät tiedot, kuten tilaushistoria, kuvaustiedot ja mahdolliset asiakaspalautteet

• Valokuvat, kuva- ja design tiedostot: asiakkaan kanssa yhdessä sovitun ajan säilytettävät kuvat ja projektitiedostot

4. Tietojen säilytysaika

• Valokuvat ja suunnittelutiedostot: säilytetään asiakkaan kanssa yhdessä sovitun ajan, jonka jälkeen ne poistetaan. Jos asiakas on antanut luvan käyttää tuotoksia (esimerkiksi valokuvia tai design-tiedostoja) yrityksen portfoliokäytössä, kuvia ja tiedostoja säilytetään toistaiseksi, kunnes asiakas toisin ilmoittaa.

• Yhteystiedot: säilytetään yrityksen olemassaolon ajan tai kunnes asiakas pyytää tietojen poistamista, ellei lakisääteinen velvoite toisin määrää.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään tilauksen, projektin tekohetken tai muun asiakassuhteen aikana.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta. Käytämme kuitenkin seuraavia palveluntarjoajia, joiden palvelimilla tietoja saatetaan käsitellä EU tai ETAulkopuolella. Tällaisia palveluita ovat yrittäjän pilvipalvelut, ja kuvien käsittelyyn ja suunnittelutöiden tekemiseen tarkoitetut ohjelmistot:

• Apple (iOS ja MacOS käyttöjärjestelmä ja pilvipalvelut)

• Google (Gmail ja Google Drive sekä Googlen tarjoamat muut työkalut)

• Dropbox (pilvitallennus)

• Pixieset (studion hallintaohjelma)

• Adobe (kuvan ja designin luontiohjelmat pilvipalveluineen)

• Procreate (kuvankäsittelyohjelma iPadille)

• GoodNotes (iPad ohjelma, joka käyttää pilvitallennustilaa)

• Squarespace (verkkosivujen rakennusohjelma, lähinnä portfoliokuvat)

• Microsoft (Microsoft365 työkalut)

• Notion (muistiinpano- ja database ohjelma jota käytetään oman työn järjestelemiseen)

Kaikki palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan GDPR-asetuksia. Tarkemmin palveluntarjoajien omilta sivuilta.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisteriä käsitellään huolellisesti, ja henkilötietoja sisältäviä tietojärjestelmiä suojataan asianmukaisesti. Käytössä ovat tekniset ja organisatoriset suojaustoimenpiteet, kuten:

• Käyttöoikeuksien rajoittaminen vain niille henkilöille, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käsitellä tietoja.

• Tietojärjestelmien käyttäminen salasanalla suojatuilta laitteilta.

• Käytettyjen pilvipalveluiden tietoturvatoimenpiteiden hyödyntäminen.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin.

• Pyytää virheellisten tietojen oikaisua.

• Pyytää tietojen poistamista, mikäli käsittelylle ei ole enää perustetta.

• Vastustaa tai rajoittaa tietojen käsittelyä.

• Saada tietonsa siirrettyä järjestelmästä toiseen.

Pyyntö oikeuksien käyttämiseksi voi toimittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti tai sähköpostitse.

9. Muutokset tietosuoja- ja rekisteriselosteeseen

Tätä tietosuoja- ja rekisteriselostetta voidaan päivittää tarpeen mukaan esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Päivitetty versio julkaistaan yrityksen verkkosivuilla.